Je medewerkers betaal je salaris. Dat doe je omdat ze jou werk leveren waar jouw bedrijf beter van wordt. Maar een medewerker kost door allerlei belastingen en regelingen je meer geld dan puur het brutosalaris. In dit artikel zetten we de verschillende kosten voor je op een rijtje. Al deze kosten samen noemen we de werkgeverslasten.
Welke kosten maak je voor een werknemer?
Als eerste neem je natuurlijk het brutosalaris wat je elke maand aan je werknemer uitbetaald. Maar hier moet je nog een aantal kosten bij optellen. Denk aan vakantiegeld (vaak 8% van het brutosalaris) wat je maandelijks kunt uitbetalen of eenmalig in mei (zoals de meeste bedrijven doen). Daarnaast kun je ervoor kiezen om pensioenpremie te betalen voor de pensioenregeling van je werknemers.
Ook zijn er een aantal verzekeringen waar je wettelijk gezien aan moet bijdragen. Dit zijn de werknemersverzekeringen en ziektewetpremies. Nog specifieker gaat het over de WW, WAO/WIA, WGA/ZW-flex en/of Zvw. Welke verzekeringen je precies moet betalen of afsluiten verschilt een beetje per bedrijf, sector of situatie. Hiermee voorkom je dat je hoge kosten moet maken of verlies gaat draaien op het moment dat je medewerker (door wat voor omstandigheden ook) langdurig niet voor je aan de slag kan gaan. Ook zijn er diverse onkosten die je kunt vergoeden, vaak belastingvrij. Denk aan reiskostenvergoedingen, een thuiswerkvergoeding of het betalen van een zakelijke lunch of trip.
Vaste en aanvullende werkgeverslasten
Zoals je in bovenstaand overzicht wellicht hebt gemerkt, zijn er lasten die elke maand terugkomen en hetzelfde zijn (zogenoemde vaste werkgeverslasten) en zaken die niet altijd van toepassing zullen zijn (dit noemen we aanvullende werkgeverslasten). Vaste lasten zijn het brutosalaris, verzekeringen en vakantiegeld. Aanvullende werkgeverslasten zijn bijvoorbeeld de pensioenopbouw, thuiswerkvergoedingen maar ook zaken als het aanschaffen van een laptop, telefoon of auto van de zaak of een bonus die je wilt uitgeven.
Inzicht in de kosten met software
De kosten zullen dus niet elke maand hetzelfde zijn en het kost daardoor veel tijd om elke keer precies bij te houden wat er die maand betaald dient te worden. Investeren in een Salaris software is daarom aan te raden. Hiermee kun je de vaste werkgeverslasten standaard elke maand laten terugkomen zonder dat je repeterend werk hoeft te doen. Voor de aanvullende lasten kun je bijvoorbeeld je medewerkers toegang geven tot hun eigen portal waar ze zelf declaraties e.d. kunnen indienen. Deze worden dan, na goedkeuring, automatisch toegevoegd aan de uitbetaling van de maand erop. Hiermee bespaar je ontzettend veel tijd en voorkom je bovendien het maken van fouten wat tot ontevredenheid of frustraties onder je personeel kunnen leiden.
