Voorraadbeheer is een vak

Steeds meer bedrijven bieden hun klanten uitgebreide service door bijvoorbeeld diverse opties voor levering of een breed assortiment. Bij zowel fysieke winkels als webshops vraagt dat veel van het voorraadbeheer.

Indammen assortiment

Paul Durlinger, lector en adviseur op het gebied van Supply Chain Management, ziet dat veel bedrijven de laatste jaren hun assortiment hebben uitgebreid om klanten meer service te bieden. Een positieve wending voor de consument, alleen is het gevolg dat meer producten gemonitord moeten worden, waar de extra mankracht en kennis vaak voor ontbreekt. Veel producten uit het assortiment worden hierdoor niet goed gevolgd, wat geregeld resulteert in een overschot aan voorraad. Bij de gemiddelde drogisterij of supermarkt kun je bijvoorbeeld kiezen uit veel soorten shampoos, wat de vraag versnippert, waardoor het heel moeilijk wordt om de afname te voorspellen. Om een tekort te voorkomen, wordt vaak te veel voorraad ingeslagen. Met een beetje pech moet dit overschot op den duur worden weggegooid.

Het (blijven) voeren van een breed assortiment kan een beleid zijn, maar dan moet er goed naar de prijssetting worden gekeken. Een nichemarkt als een theeshop biedt veel soorten thee, maar vraagt hier dan ook hogere prijzen voor dan een supermarkt kan vragen. Dat betekent niet dat een supermarkt slechts enkele soorten thee moet gaan verkopen, maar dat het enorme aanbod dat je nu vaak ziet een beetje is doorgeslagen. Vooral bij grotere bedrijven die veel investeren in hun voorraadbeheer zie je hierdoor, en onder druk van werkkapitalen, een tendens ontstaan waarbij het assortiment wordt ingedamd. Deze afweging ligt bij de commerciële afdeling en niet bij logistiek, maar logistiek kan wel aangeven wat het betekent om bepaalde producten te voeren.

Begin bij de kern

Een ander actueel probleem op het gebied van voorraadbeheer is volgens Durlinger dat van de levertijden van leveranciers. Het is voor bedrijven aantrekkelijk om producten uit verre landen te halen waar loonkosten laag zijn. De bijkomende lange levertijden van soms wel 26 weken nemen ze op de koop toe. Het nadeel hiervan is dat het reactievermogen naar de continu veranderende vraag van de markt traag is. Om dit probleem in de kiem te smoren, moet je volgens Durlinger terug naar de kern; de leverancier. Een betrouwbare leverancier met kortere levertijden is belangrijk. “Ik ben er heilig van overtuigd dat een leverancier dichterbij huis, die in eerste instantie misschien meer kost, uiteindelijk meer oplevert.” Hij ziet nu al een beweging waarbij bedrijven, soms deels, hun producten weer vanuit Europa halen.

Kennis wint

Waar volgens Durlinger nog meer winst valt te behalen, is goed geschoold personeel. Walther Ploos van Amstel, Lector City Logistics aan de Hogeschool van Amsterdam, is het hierover met hem eens. “De kunst voor retailers is om precies de juiste voorraad op de juiste plek te krijgen. Dat is niet eenvoudig.” Hij stelt dat veel retailers de voorraad niet vanuit een visie beheersen. Gelukkig zijn er steeds meer bedrijven die inzien dat voorraadbeheer een vak is en inzetten op kennis. Een goede omnichannel-aanpak van voorraden vereist een nauwkeurige en frequente planning, besturing en transparantie van alle voorraden in het logistieke netwerk; waar zit de voorraad, wat is de actuele vraag en wat wordt de vraag in de komende dagen of zelfs uren. Nog belangrijker volgens Ploos van Amstel is de vraag of er actief moet worden bijgestuurd op de vraag van de klant en welke klanten voorrang krijgen. Dat moet niet één keer per week gebeuren, maar continu. Voorraadbeheer vindt hij daarom eigenlijk een dom woord, omdat het juist gaat om het regisseren van vraag en aanbod.

Voorraden ontstaan alleen als je dat niet goed doet. Het ontbreekt vaak aan de mensen met de juiste specialistische kennis en vaardigheden. Naast scholing zou uitbesteden volgens hem een goede optie zijn. Retailers met een goede ‘sales and operations planning’ bewegen sneller mee met de steeds vluchtigere vraag in verschillende distributiekanalen. Slim navigeren, samen met je leveranciers, is een kritieke succesfactor voor retailers. “Dat is toch een ‘vak apart’. De vraag is of voorraadbeheer echt een kerncompetentie binnen een bedrijf is of dat dit beter aan een expert kan worden overgelaten?”