Het bezitten, beheren en verhandelen van assets is een vak apart. Objecten van grote waarde kunnen de eigenaar gedurende het gebruik en bij de verkoop veel opleveren, mits die waarde objectief is vastgelegd. De eigenaars van complexe assets doen er dan ook goed aan om gedetailleerde documentatie bij te houden over hun object, stelt Jan Hoffmeister, oprichter en managing director van Drooms.
Welke rol speelt documentatie bij assetmanagement?
“Zogeheten complexe assets zijn voor hun waarde deels afhankelijk van de aanwezigheid van de juiste documenten en de nauwkeurigheid hiervan. Uit onderzoek is gebleken dat dit om wel 10 procent van de waarde kan gaan. Dit geldt bijvoorbeeld voor gebouwen, windparken of zelfs bedrijven en begint al bij de eigendomspapieren. Wanneer je niet kunt bewijzen dat jij een object bezit, wordt het vrij ingewikkeld om er iets aan te verdienen. Dat is ook van toepassing op alle andere aspecten van een object die waarde toevoegen. Bijvoorbeeld: hoe meer technologische innovaties een gebouw bevat, hoe meer dit de objectwaarde beïnvloedt. Om hier voordeel uit te halen, moet de aanwezigheid en het functioneren van deze innovaties echter wel accuraat zijn vastgelegd.”
Jan Hoffmeister
Hoe gaat dit in zijn werk?
“Vroeger kwam hierbij een enorme fysieke papierwinkel kijken. Ergens in een kelder lagen dan zestig mappen vol documenten met alle details van een object. Tijdens een transactie moesten de betrokken partijen afreizen naar zo’n fysieke data room om de documenten in te zien. Dat was de stand van zaken tien à vijftien jaar geleden. Ondertussen is dit aan het veranderen dankzij de mogelijkheden die digitalisering biedt. Door de documentatie voor zover mogelijk digitaal op te slaan, kan deze makkelijk ter inzage gedeeld worden en overgedragen worden van de ene aan de andere eigenaar.”
“Het voordeel van digitale documenten is dat ze relatief eenvoudig geactualiseerd kunnen worden, maar dat moet wel gedaan worden”
Wat zijn de uitdagingen bij deze overstap naar digitale documentatie?
“Om te beginnen vergt het een investering van tijd en moeite. Het voordeel van digitale documenten is dat ze relatief eenvoudig geactualiseerd kunnen worden, maar dat moet wel gedaan worden. Daarbij is niet alleen de asseteigenaar betrokken, maar bijvoorbeeld ook partijen die het communicatiesysteem, de brandveiligheid of duurzame klimaatbeheersing in een gebouw verzorgen. Idealiter zouden zij de documentatie over hun systemen maandelijks of ieder kwartaal updaten. Dat is waardevol voor de asseteigenaar, maar heeft voor de dienstverleners niet altijd de hoogste prioriteit.”
Op welke manier ondersteunen jullie asseteigenaars hierbij?
“Met onze Drooms NXG Virtual Data Room bieden we de meest efficiënte online omgeving om alle documentatie rondom een asset op vertrouwelijke wijze te delen. De snelheid van het systeem in combinatie met ingebouwde hulpmiddelen zoals automatische vertaling maakt het zeer gebruiksvriendelijk. Als onderdeel van onze service moedigen we klanten aan om bij het gebruik ervan een levenscyclusbenadering toe te passen. Immers: direct na het afronden van de aankoop van een object heb je alle relevante documentatie in handen. Door deze meteen online te zetten en te blijven updaten, ben je te allen tijde voorbereid op een eventuele verkoop. Omdat de juiste beveiliging hierbij van groot belang is, ligt de controle over wie er toegang heeft tot de data room volledig in handen van de klant. Betrouwbaarheid is cruciaal binnen een digitale omgeving en dat is waar onze klanten al zeventien jaar op kunnen rekenen.”
| Meer informatie |
|---|
|
Drooms is de toonaangevende data roomleverancier in Europa, voor zeer veilige toegang tot vertrouwelijke documenten, plus de mogelijkheid om deze uit te wisselen met derden wereldwijd. Drooms NL Strawinskylaan 3051 1077 ZX Amsterdam 020 301 2246 office-nl@drooms.com www.drooms.com |
