Goede informatie is belangrijk. Op het juiste moment over de juiste informatie kunnen beschikken is essentieel. Alleen dan kunnen bestuurders goede beslissingen nemen, ondernemers zaken doen en burgers meedenken over en reageren op zaken die hen aangaan. Dat vereist van de overheid niet alleen een optimale digitalisering maar ook een uitstekend informatiemanagement. Om dat te bereiken is al vanaf de eerste stap samenwerking tussen alle betrokken partijen nodig.
Risico van de participatiesamenleving
Uiterlijk in 2017 wil de overheid optimaal gedigitaliseerd zijn. Dat is op zich al een heel ambitieus streven. Maar in de huidige participatiesamenleving, waar steeds meer taken van (zorg)professionals door vrijwilligers, vrienden en familie worden overgenomen, is het van essentieel belang dat de informatiehuishouding van overheden aansluit bij de beleidsvoornemens. Lukt dat niet, en daar zijn helaas veel voorbeelden van, dan dreigt versnippering van informatie te ontstaan of verdwijnen mensen en hun problematiek zelfs geheel uit beeld.
De overheid is druk aan het centraliseren (politie en veiligheid) en aan het decentraliseren (jeugdzorg en dagopvang). “Maar nergens loopt de informatisering tegelijk op met beleid”, constateert Frits van Schagen, voormalig gemeentesecretaris van Zutphen en lid van de commissie ‘Sterk bestuur in Gelderland’. “Daardoor lopen zowel ambtenaren als ICT leveranciers voortdurend achter de feiten aan. Bij de politie en met de PGB affaire zie je dat het niet alleen financieel maar ook wat betreft tijd en geloofwaardigheid een enorme schade veroorzaakt.”
Het falen van ICT
ICT-falen wordt breed uitgemeten in de media en burgers reageren heftig op de verspilling van ‘hun’ belastinggeld. Er gaat ook inderdaad veel mis. Niet voor niets doet de Tijdelijke Commissie ICT-projecten in haar eindrapport ‘Naar grip op ICT’ maar liefst 34 aanbevelingen. Commissievoorzitter en VVD-kamerlid Ton Elias stelt dat de Tweede Kamer alle aanbevelingen onverkort moet overnemen omdat anders een herhaling van zetten dreigt en er ‘wéér geen structurele oplossing voor de ICT-problemen komt’.
ICT verdient meer aanzien en aandacht
Van Schagen onderschrijft de conclusies en aanbevelingen van de commissie. “Veel verantwoordelijke politici zijn onvoldoende toegerust en hebben te weinig tijd voor deze omvangrijke en belangrijke taak.” ICT verdient veel meer aanzien en aandacht. Nu worden beleidsmakers nog gezien als ‘top dog’ en is de informatiserings- en automatiseringsdeskundige ‘slechts een uitvoerder’. Die rangschikking hoeft niet te worden omgekeerd maar duidelijk is wel dat ICT geen ondersteunende maar juist ook een beleidsfunctie behoort te zijn.
Bij lokale overheden ontstaat steeds meer bereidheid om werkwijzen te standaardiseren met de bedoeling om zo in netwerkgemeenten succesvol te laten zijn. Vaak worden ICT-leveranciers al in een vroeg stadium betrokken bij dit proces. “Dat is de sleutel voor succes”, vindt Van Schagen. “Die aanpak maakt het mogelijk dat gemeenten complexe en bovenlokale opgaven succesvol vormgeven en tegelijkertijd hun zelfstandigheid kunnen behouden.”
Het talent van overheidsprofessionals
Veel winst kan worden behaald als het beschikbare talent van overheidsprofessionals beter wordt benut. Op dit moment zijn medewerkers benoemd op bepaalde functies met specifieke of juist algemene profielen. Zij hebben ooit gesolliciteerd op een functie en zitten daar nu wellicht nog of zijn doorgegroeid naar andere functies. Functionerings- en evaluatiegesprekken worden zelden gebruikt om de ooit opgeslagen CV te updaten. Daardoor is er onvoldoende zicht op na die tijd opgedane kennis en gevolgde opleidingen. “Je zou meer moeten kijken naar de uitzonderlijke eigenschappen en talenten van de medewerkers om hen vervolgens op basis daarvan in te zetten op bepaalde functies en projecten”, adviseert Pieter Meekels, wethouder en tweede locoburgemeester van Sittard-Geleen.
Het belang van samenwerking
Samenwerking tussen de diverse overheidsinstanties, ICT-ontwikkelaars en leveranciers is van groot belang. Soms wordt zelfs het schrijven van aanbestedingsopdrachten uitbesteed. Als reden daarvoor wordt aangevoerd dat de desbetreffende overheidsinstantie zelf te weinig kennis heeft van ICT. Het probleem van het uitbesteden van de aanbesteding is dat zo het contact tussen opdrachtgever en opdrachtnemer vertroebelt. Natuurlijk kan van een opdrachtgever niet worden verwacht dat hij dezelfde kennis heeft als de opdrachtnemer. Dan zou hij immers het werk zelf kunnen doen. Maar dat gebrek aan kennis mag geen reden zijn voor het in stelling brengen van een derde partij.
Best Value Procurement
Prof.dr. Dean Kashiwagi, specialist op het gebied van Best Value Procurement, waarschuwt opdrachtgevers nadrukkelijk om niet op de stoel van opdrachtnemers te gaan zitten. “Wie experts de regels voorschrijft en zich op detailniveau bemoeit met de inhoud, vernietigt de creativiteit en betrokkenheid.” Kopers moeten juist gebruikmaken van de expertise van de verkoper en zich niet verliezen in ‘management, direction & control’. Volgens Meekels lijkt het of ICT-bedrijven en overheidsinstanties elkaar bijna zien als tegenstander in plaats van als partner. “En dat is echt bijna een garantie voor een heel pover resultaat. Wij moeten veel meer gaan samenwerken en naar elkaar luisteren. Dan pas ontstaat begrip en met het begrip komt de wil en het vermogen om met elkaar de beste prestatie te leveren.”
Een helder stappenplan
Voor die beste prestatie zijn niet alleen overheid en ICT-bedrijven maar nadrukkelijk ook het bedrijfsleven en de burgers nodig. Stap 1 zou moeten zijn het in kaart brengen van alle wensen. Wat verwachten burgers en bedrijfsleven van de overheden. Welke informatie hebben bestuurders nodig om hun werk optimaal te kunnen doen. Stap 2 is dan het noteren van die wensen en het bespreken daarvan met de betrokken ambtenaren. Wat hebben zij nodig om dat te kunnen realiseren en zijn er nog aanvullende wensen. Stap 3 is het noteren van alle resultaten van stap 1 en 2. Dat wensenpakket voorleggen aan potentiële leveranciers, liefst in de vraag ‘dit willen wij, hoe kan dat worden gerealiseerd’ is stap 3. Daarna is het zaak om de best beschikbare partij te kiezen die binnen het budget de plannen kan realiseren. Ondanks alle goede bedoelingen, nieuwe inzichten en een uitermate professionele aanpak zal er echter ook in de toekomst af en toe iets fout gaan. “Als je niet accepteert dat het soms fout gaat, is er geen werkbare situatie en ontstaat nooit de kans om te profiteren van grote voordelen”, stelt Van Schagen. “Zaak is wel om niet steeds dezelfde fouten te maken. En daarvoor is het rapport van de commissie een uitstekende handleiding.”
[divider]Meer info?[/divider]
Enterprise Information Management specialist BCT heeft Elemenz eGovernment opgezet. Dit is een business platform met doelgroep- en gebruikersgerichte werkomgevingen, waarmee overheidsprofessionals in hun kracht worden gezet.
No comments!
There are no comments yet, but you can be first to comment this article.