De huidige tijd vraagt van organisaties een wendbaarheid waarin klassieke organisatiemodellen niet langer voorzien. Binnen zo’n wendbare organisatie vormen zelfsturende teams een zeer belangrijk onderdeel. Maar wat zijn de randvoorwaarden waarbinnen zo’n zelfsturend team effectief kan opereren?
René Voorwerk is bedrijfskundige, afgestudeerd in verander- en cultuurmanagement en als interimmanager helemaal thuis in de materie van zelforganiserende teams. Voorwerk is founding partner bij organisatieadviesbureau Eding & Partners.
Wat zijn die randvoorwaarden?
“Ik praat liever over zelforganiserende teams. Zelfsturend suggereert immers volledige autonomie en dat is niet zo. Zelforganiserend ben je binnen het domein dat je is toegekend. En dat brengt ons meteen bij een eerste belangrijke randvoorwaarde, namelijk het helder benoemen van de uit te voeren taken waarvoor de groep verantwoordelijk is, liever niet meer dan vier of vijf. Taken waar je KPI’s (Key Performance Indicators) aan kunt koppelen en waar het team het eigenaarschap en de regelvrijheid over krijgt.”
Hoe groot moet het team zijn?
“De teamomvang is een belangrijk aspect dat nogal eens wordt vergeten. Het is van invloed op de betrokkenheid en het gevoel van veiligheid binnen zo’n groep om elkaar van feedback te voorzien. Uit onderzoek is gebleken dat dat binnen een groep van 15-20 man zeer lastig is. Vijf tot tien personen is de ideale groepsgrootte als het gaat om dat veiligheidsgevoel, eigenaarschap en continuïteit van de groep.”
Wat wordt van de deelnemers verlangd?
“Om in de opbouwfase de groepsdynamica op gang te krijgen, is het goed om de deelnemers te leren assertief te zijn. Belangrijk is het om de skills van de teamleden te ontdekken. Je wilt immers een team smeden waarbinnen alle competenties vertegenwoordigd zijn. Een groepscoach van buiten kan in deze fase de nodige structuur bieden. Het is handig om de deelnemers allround en wendbaar te maken om ook taken buiten het team uit te kunnen voeren. De teams moeten die afstemming onderling kunnen maken zonder tussenkomst van leidinggevenden. Deze kunnen vervolgen bekijken of het binnen de KPI’s past. Leidinggevenden moeten echt buiten de groep staan en alleen de groep als geheel aanspreken.” “Maar als een werkproces helemaal onder verantwoordelijkheid van één team valt, ontstaat er een heel andere dynamiek. Zo genereer je verantwoordelijkheid voor het eindresultaat. Dat komt de wendbaarheid van de zelforganiserende groep ten goede.”
Wat wordt van de organisatie verlangd?
“Het management moet de slag maken van controleren en sturen naar loslaten en faciliteren, het benodigde vertrouwen geven aan de groep. Valkuil is dat als het even minder gaat binnen een organisatie, de neiging bestaat om alles weer strak aan te trekken. Maar de ervaring leert dat, juist dan, de ideeën uit die deskundige teams heel waardevol kunnen zijn. Veel organisaties hakken de werkprocessen nog in stukjes, waar dan verschillende afdelingen voor verantwoordelijk zijn. Maar als een werkproces helemaal onder verantwoordelijkheid van één team valt, ontstaat er een heel andere dynamiek. Zo genereer je verantwoordelijkheid voor het eindresultaat. Dat komt de wendbaarheid van de zelforganiserende groep ten goede. Verder moet de gebruikte bedrijfssoftware aansluiten op de filosofie van zelforganiserende teams en P&O moet een moderne visie hebben en ontwikkelinstrumenten zoals bijvoorbeeld 360-graden feedback. Tot slot is het belangrijk om van tijd tot tijd met het team de piketpaaltjes opnieuw te slaan. Zo hou je de spelregels scherp waar de groep wel of juist niet over gaat,” aldus Voorwerk.
Meer informatie?
www.edingenpartners.nl
