Een ervaren projectmanager die al vaker succesvol projecten heeft begeleid, is van enorme meerwaarde. Toch schakelt niet iedereen een ervaren projectmanager in, met als gevolg dat nog steeds zeven op de tien projecten mislukken.
“Een projectmanager is als een topsportcoach”, stelt Wil Daniels, programma- en projectmanager bij Purple Square Management Partners BV. “Hij zorgt dat ieder teamlid weet wat van hem of haar verwacht wordt, stelt iedereen in staat optimaal te presteren, houdt overzicht, motiveert en zorgt dat zowel de korte- als de langetermijndoelen worden gerealiseerd”, vult Daniels’ collega Jos de Heij aan.
Wat moeten organisaties doen om die doelen te realiseren?
Daniels: “Een eerste vereiste is dat de opdrachtgever zijn rol adequaat invult. Opdrachtgever zijn is hard werken. Goede opdrachtgevers zijn sterk betrokken bij de uitvoering van een project. Ze voeren veel discussies met de projectmanager over zowel inhoud als proces onder het motto ‘wrijving geeft glans’.
Te vaak zie je dat opdrachtgevers een project te veel overlaten aan het projectteam en in die zin zou je kunnen zeggen dat elke opdrachtgever het project krijgt dat hij verdient. Vervolgens is het belangrijk een project zo klein en overzichtelijk mogelijk te maken. Eat the elephant piece by piece.”
Hoe hou je een project klein?
Daniels: “Projecten kunnen de neiging hebben qua omvang te groeien door steeds meer wensen en functies toe te voegen aan de scope. Dit leidt tot toenemende complexiteit die mensen niet meer overzien. Complexiteit moet worden afgewogen tegen de meerwaarde die de complexiteit oplevert. Wij streven ernaar complexiteit te reduceren en projecten waar mogelijk kleiner in plaats van groter te maken. Een methode als agile-scrum helpt hierbij.”
Over welke kwaliteiten moet een goede projectmanager beschikken?
De Heij: “Een belangrijke eigenschap vinden wij common sense. Pragmatisch denken, praktisch handelen en complexe zaken eenvoudig kunnen uitleggen aan opdrachtgever en teamleden is essentieel. Wat je doet moet gericht zijn op het te behalen eindresultaat. Het gaat niet alleen om het aansturen van processen die daartoe leiden.
Je moet ook de inhoud van het project begrijpen en als gelijkwaardig gesprekspartner van de opdrachtgever kunnen acteren. Als je de inhoud niet echt begrijpt dan kun je ook niet sturen en erover beslissen. Vanzelfsprekend is het belangrijk dat je actief kunt luisteren en vervolgens ook iets doet met die informatie. En heel belangrijk vind ik dat een projectmanager zichtbaar aanwezig is. Je moet er niet bovenop maar juist middenin zitten. Alleen dan weet je wat er speelt in het team.”
Dat team komt steeds weer terug. Hoe kunnen projectmanagers ervoor zorgen dat er ook echt een team staat en geen verzameling vakspecialisten?
De Heij: “Dat is inderdaad een fout die vaak wordt gemaakt, bedrijven zetten een groep mensen bij elkaar en verwachten dat al die mensen vervolgens automatisch een hecht team vormen. Dat gaat natuurlijk niet vanzelf.
Bij Purple Square Management Partners bespreken wij voor aanvang van een project hoe de verschillende betrokkenen gaan samenwerken en welke gedragscodes daarbij horen. Op die manier leggen wij de basis om tijdens de uitvoering elkaar te kunnen aanspreken op gedrag en werkwijze. De projectmanager is dan niet alleen verantwoordelijk voor het resultaat, hij is tevens de coach van het team dat het resultaat gaat realiseren. Ons motto is: ‘mensen maken het verschil als je ze inzet op hun kracht’.”
