Eindeloos bezig zijn met het versturen van e-mails en daardoor niet toe komen aan het echte werk: het is voor veel mensen de orde van de dag. Eigenlijk zou je soms willen dat de administratie automatisch ging, zodat je de focus kunt verleggen naar belangrijker werk. Dan hebben we goed nieuws, want dat kan namelijk met RPA. RPA is een technologische automatisering. Dat klinkt misschien een beetje vaag. Daarom leggen we in dit artikel uit wat RPA precies is, waarom RPA anders is dan AI en wat het kan betekenen voor jou en jouw onderneming.
RPA: Robotic Process Automation
RPA is een afkorting van Robotic Process Automation. Eigenlijk geeft dat al het nodige weg, want RPA is een automatisch technologisch proces dat je voor de administratie van je bedrijf kunt gebruiken. Verschillende taken kunnen met RPA geautomatiseerd worden. Dat wordt mogelijk gemaakt door de digitale robots die administratieve bedrijfsprocessen kunnen herkennen, aanleren en uitvoeren. Met het automatiseren van administratieve bedrijfsprocessen wordt er een hoop tijdrovend werk uit handen genomen. RPA-tools leggen de verschillende administratieve bedrijfsprocessen vast en interpreteren daar toepassing op. Een technische benadering zou zijn dat de RPA-tools transacties kunnen verwerken, gegevens kunnen manipuleren, reacties kunnen activeren en kunnen communiceren met andere digitale systemen.
Automatisch e-mails versturen
De RPA mogelijkheden zijn behoorlijk ruim. Zo kan RPA onder andere ervoor zorgen dat je aanzienlijk minder e-mails hoeft te schrijven en versturen. RPA-tools kunnen namelijk ook automatisch e-mails beantwoorden. Dit zorgt er niet alleen voor dat je onnodig veel tijd kwijt bent aan beantwoorden en verwerken van e-mails, maar het zorgt er ook voor dat je de focus kunt verleggen naar zaken die belangrijker zijn en meer aandacht nodig hebben. Maar het automatisch beantwoorden is niet het enige wat RPA-tools kunnen doen voor de administratie van je bedrijf.
Goedkoper en toch nog menselijk
E-mails kunnen dus automatisch opgesteld en verzonden worden en dat zorgt er weer voor dat er minder personeel nodig is. Dit klinkt een beetje alsof RPA de functie van administratief medewerker overneemt, maar dat is niet helemaal het geval. RPA is niet hetzelfde als AI. In tegenstelling tot AI, is RPA nog steeds te combineren met menselijk werk. Sterker nog, dat is wenselijk. Het is namelijk belangrijk dat je personeel met RPA overweg kan. Gelukkig is dat goed mogelijk, want RPA is een stuk minder ingewikkeld dan AI. Natuurlijk kun je voor meer informatie en advies bij een RPA consultant terecht, zoals VionA. Ten slotte is de implementatie van RPA sneller en goedkoper dan die van zwaardere systemen. Doordat je personeel zich met andere taken bezig kan houden en de implementatie snel en goedkoop verloopt, kun je veel op personeelskosten besparen. RPA is dus geen vervanging van personeel, maar een manier om de administratie voortaan sneller en beter te verzorgen door middel van automatisering.
