Als je aan medewerkers die niet per se de hele dag aan hun bureau doorbrengen vraagt hoe je hen het leven wat makkelijker kunt maken, zal het antwoord vaak zijn dat ze het terugdringen van administratieve werkzaamheden erg kunnen waarderen. Verschillende beroepsgroepen, zoals leerkrachten en politiemensen klagen hier met vrij grote regelmaat over, maar ook binnen andere beroepen is de steeds terugkerende administratie menigeen een doorn in het oog. Gelukkig nemen de technologische mogelijkheden zodanig toe dat handmatig zaken bijhouden steeds minder vaak noodzakelijk wordt. Op het gebied van kilometerregistratie, iets wat normaal gesproken behoorlijk wat tijd een werk en tijd met zich mee kan brengen, zijn de ontwikkelingen zelfs al zodanig dat dit volledig automatisch kan plaatsvinden.
Het is nu eenmaal verplicht
Oh, de dagelijkse berg administratie. Zeker mensen die heel bewust voor een bepaald beroep hebben gekozen waarin zij juist actief bezig willen zijn, met mensen willen werken, zoals docenten of politiemedewerkers, hoor je er regelmatig over zuchten. Dit is helemaal niet waar ze dagelijks zoveel tijd in willen steken!
Maar ook in andere beroepsgroepen is het bijhouden van de administratie niet bepaald het meest geliefde klusje, zeker niet als dit nog eens boven op de reguliere werkzaamheden komt. In veel gevallen is het echter niet te vermijden, bijvoorbeeld omdat het (vanuit de werkgever of de overheid) verplicht is om het een en ander vast te leggen. De kilometerregistratie is daar een goed voorbeeld van. Er moet van voertuigen die door de werkgever ter beschikking zijn gesteld altijd worden bijgehouden hoeveel kilometer er precies mee gereden wordt, en als hier ook privé kilometers tussen zitten moet dat uiteraard worden vastgelegd. En dat kan aardig wat tijd kosten, als dat handmatig moet gebeuren. Het goede nieuws is dat dit laatste niet meer het geval is. Het kan ook volledig automatisch.
Geen omkijken meer naar
Door in ieder voertuig een GPS-kastje in te bouwen, hoef je naar de rittenregistratie geen omkijken meer te hebben. Niet als bestuurder, die hooguit even aan moet geven of het een zakelijke of een privé rit betreft. Maar ook niet als werkgever, die de gegevens kant-en-klaar vanuit het systeem krijgt aangeleverd, en deze eigenlijk alleen nog maar hoeft op te slaan zoals wettelijk is bepaald.
Dat scheelt een hoop tijd, werk en ergernis, die alle medewerkers die hier normaal gesproken mee bezig zouden zijn een stuk effectiever en waarschijnlijk ook prettiger in kunnen zetten. Een klein kastje kan in dit geval dus echt een wereld van verschil betekenen, en heel wat werk uit handen nemen.
