Facilitair management of facilitymanagement (FM) gaat verder dan het schoonhouden van een werkplek of het bewaken van een parkeerplaats. Het bevordert alle activiteiten die binnen een organisatie worden verricht en is gericht op het besturen en beheersen van de ondersteunende activiteiten voor het primaire proces. Daarbij gaat het om activiteiten die zowel op het strategische als het operationele niveau nodig zijn om de bedrijfsdoelstellingen te realiseren. Basisgedachte achter FM is dat in een organisatie altijd mensen nodig zijn die zich dienstbaar opstellen ten opzichte van andere medewerkers.
Managers van bedrijven en instellingen zien facilitaire diensten niet langer als een noodzakelijke kostenpost, maar als een onmisbaar onderdeel dat een wezenlijke bijdrage kan leveren aan het succes van een instelling of onderneming, stellen Natalie Hofman, voorzitter van beroepsvereniging FMN en Herman Kok, universitair docent van Wageningen University.
Slimme toepassingen
Als het gaat om dienstverlening en huisvesting creëert FM waarde en voegt deze toe aan een bedrijf of instelling. Simpel gezegd, facilitaire professionals zorgen dat ‘alles functioneert’, zodat anderen kunnen werken, wonen of recreëren in een passende (‘fit for use’) omgeving. Denk daarbij aan huisvesting, inrichting van de werkplek, catering, servicedesks, schoonmaak, wagenparkbeheer, mobiliteit en bereikbaarheid. Daarnaast richt FM zich in toenemende mate op het gebruik van slimme toepassingen zoals schoonmaakrobots, handige apps of flexibel in te delen werkplekken. Hoewel FM zich traditioneel richt op verblijfssituaties rondom werken, speelt het ook bij andere verblijfssituaties van individuen en groepen, zoals wonen en vrije tijd, een belangrijke rol.
Eind jaren zeventig waaide het begrip facilitymanagement uit de Verenigde Staten over naar Europa. In Nederland speelden daarna economische factoren een prominente rol bij de verdere ontwikkeling van het facilitair management. Zo zette bijvoorbeeld de tweede oliecrisis in 1979 aan tot een bewuster energiegebruik binnen organisaties. Ook vereisten aan het einde van de twintigste eeuw veranderingen in de markt een flexibelere ondernemerscultuur die niet gehinderd mocht worden door gebrekkige interne dienstverlening of problemen bij de huisvesting. Parallel daaraan zorgden technologische ontwikkelingen voor grotere complexiteit bij het beheer van bedrijfspanden en -terreinen.
“Natuurlijk moet het sanitair fris zijn en is het belangrijk dat operationele verstoringen snel worden verholpen, maar de leiding van een bedrijf heeft vooral behoefte aan een duidelijke visie op facilitair.”
Tij lijkt te keren
Aanvankelijk weet FM een stevige positie te verwerven, maar tijdens de recente economische crises krijgt de sector het zwaar. Hoewel het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) geen overzichten bijhoudt van marktontwikkelingen in de wereld van het facilitymanagement lijkt nu, na jaren van krimp, het tij te keren. Voor het eerst sinds 2009 is er weer sprake van groei, blijkt uit onderzoek dat de FNM, de beroepsvereniging voor het facilitaire domein, periodiek uitvoert samen met organisatieadviesbureau Twijnstra Gudde. Uit de cijfers valt op te maken dat in de totale markt, jaarlijks inclusief vastgoed circa tachtig miljard euro omgaat.
“Doordat er nauwelijks toegankelijke statistische gegevens beschikbaar zijn, moesten we begin dit jaar voor de vijfde keer zelf onderzoek laten doen”, antwoordt FMN-voorzitter Hofman op de vraag waarom het lastig is betrouwbare cijfers over de ontwikkelingen in de bedrijfstak te achterhalen. Volgens haar is het merkwaardig dat het CBS geen gegevens verzamelt van een beroepsgroep waar alleen al in Nederland ongeveer 300 duizend mannen en vrouwen werkzaam zijn. Wel is bij het statistiekbureau bekend dat 8800 bedrijven zich bezighouden met de reiniging van het interieur van gebouwen en 3650 organisaties zich richten op het schoonhouden van de buitenzijde ervan, maar specifieke totaaloverzichten ontbreken.
Hofman noemt dat tekenend voor de huidige positie van het facilitymanagement. Volgens haar zien veel bedrijven en instellingen, net als de statistici van het CBS, de toegevoegde waarde van de sector nog onvoldoende. Daarnaast wordt facilitaire dienstverlening nog te veel beschouwd als een onvermijdelijke kostenpost. Daarom pleit ze voor betere officiële statistieken. “Facilitymanagement verdient een eenduidige en bij de realiteit aansluitende plek bij het CBS”, stelt ze.
Simpele vraag
Dat negatieve beeld van de dienstverlenende organisaties is volkomen onterecht, vindt universitair docent Kok. Er is immers steeds meer wetenschappelijk bewijs dat een schone, behaaglijke werkomgeving, met voldoende mogelijkheden om de werkplek te kiezen, een gunstig effect heeft op de productiviteit en de kwaliteit van de activiteiten van medewerkers. “Zelfs de war on talent zal zich richten op de uitnodigende werkomgeving.”
Daarbij ziet hij een nadrukkelijke rol weggelegd voor de facility manager, want die moet in staat zijn om op directieniveau de toegevoegde waarde van de inzet van faciliteiten aan te tonen. “Natuurlijk moet het sanitair fris zijn en is het belangrijk dat operationele verstoringen snel worden verholpen, maar de leiding van een bedrijf heeft vooral behoefte aan een duidelijke
visie op facilitair.” In feite draait het om het antwoord op de simpele vraag wat het effect is van de inzet van faciliteiten en diensten op de uitkomst van primaire processen, en dat in vergelijking met de kosten en de risico’s. Dat moet de hedendaagse facility manager duidelijk kunnen maken, legt Kok uit. Daarnaast wijst hij op het toepassen van evidence based FM. Dat wil zeggen facilitymanagement gebaseerd op de best beschikbare informatie uit geloofwaardig onderzoek waarbij in toenemende mate de winnaars van de verliezers worden onderscheiden. “Deze inzichten stellen ons in staat om zogenaamde healing environments in de zorg te creëren, net als gastvrije kantoren die aantoonbaar bijdragen aan het welzijn en de productiviteit van medewerkers.”
“We mogen minder bescheiden zijn”, vult Hofman aan. Ruim 80 procent van de werkende beroepsbevolking in een kantooromgeving, een zorg- of onderwijsinstelling of in een industriële locatie, heeft immers dagelijks met de mensen uit deze sector te maken zonder dat ze zich er bewust van zijn. Dagelijks dragen meer dan 270.000 facilitaire medewerkers die in dienst zijn bij een professionele facilitaire organisatie, bij aan een optimale omgeving om te werken, te leren, te ontmoeten, beter te worden of te recreëren. In Nederland is de facilitaire sector goed voor circa 10 procent van het bruto nationaal product. “Daarmee is het aandeel van deze branche groter dan die van de transportsector en de land- en tuinbouw samen, die wel kunnen rekenen op ruime aandacht van het kabinet”, voegt Kok toe.
In vergelijking met de beginjaren van het facilitymanagement zijn de hedendaagse facilitair managers hoger opgeleid, blijkt uit gegevens van de hogescholen in Nederland. Jaarlijks leveren die ongeveer 900 afgestudeerde FM-opgeleiden af. Daarnaast zijn er nogal wat zij-instromers die bewust voor deze functie kiezen en al beschikken over de nodige werkervaring. Kok: “Daardoor zie je dat vooral deze groep fris aankijkt tegen facilitymanagement en een ander soort gesprek voert met een directie.”
Technologie domineert
Daarnaast ziet Hofman de rol van facilitair medewerkers veranderen. “Niet langer gaat het uitsluitend om het fysiek schoonhouden van het pand, het bemensen van de telefooncentrale of het verzorgen van de catering.” Komende jaren zal technologie in het beheer van een bedrijfscomplex of kantoorgebouw domineren, verwacht zij. Big data analytics, werkpleksensoren, internet of things, robotisering, 3D-printing en artificial intelligence gaan volgens haar een prominentere plaats innemen in het facilitaire werkveld. Organisaties die niet op deze veranderingen inspelen, lopen het risico de boot te missen, waarschuwt Hofman.
Kok sluit zich aan bij die woorden, hoewel hij die wel wil nuanceren. De door Hofman geschetste ontwikkelingen zullen ook gevolgen hebben voor de facilitaire aanbieders, benadrukt hij. Die zullen volgens hem niet langer uitsluitend kunnen concurreren op prijs, maar op innovatief vermogen en wat hij omschrijft als ‘integrale belevingskwaliteit’. Om te voorkomen dat ze het onderspit delven moeten ze investeren in relevante samenwerkingen en in opleidingen en trainingen voor het personeel. “Komende jaren zal een fors aantal medewerkers uitstromen en in tegenstelling tot wat in het verleden gebeurde kiest een belangrijk deel van de nieuwe aanwas nadrukkelijk voor het vak. Die mensen verwachten een volwassen behandeling”, zegt Kok.
Net als Hofman ziet hij ook het belang van de technologie in de sector toenemen. Dat zal ingrijpende veranderingen met zich mee brengen, verwacht hij, vooral doordat in de nabije toekomst andersoortige menskracht nodig is. Huidige informatiesystemen zullen doorontwikkeld moeten worden om relevant te blijven. “Met de komst van onder andere het internet of things gaan mogelijke storingsmeldingen rechtstreeks van het apparaat naar de leverancier waarbij het gebouw fungeert als dataplatform.” Technici worden in toenemende mate data engineers, maar het is volgens hem een misvatting dat in de toekomst geen vakkundige mensenhanden meer nodig zijn.
Duurzame economie
Voor facilitaire dienstverleners is volgens de experts een voortrekkersrol weggelegd bij de ontwikkeling naar de duurzame en circulaire economie die de overheid in 2050 gerealiseerd wil hebben. Daarbij kan het gaan om het energiebeheer, het gebruik van materiaal en het scheiden van afval. Maar de facility manager volstaat dan niet met de mededeling dat papier en plastic in aparte tonnen gegooid moeten worden, zegt Kok. “De facility manager zou juist de verantwoordelijkheid op dit beleidsterrein naar zich toe moeten trekken.”
“Niet langer gaat het uitsluitend om het fysiek schoonhouden van het pand, het bemensen van de telefooncentrale of het verzorgen van de catering.”
Zowel Hofman als Kok zien niet alleen uitdagingen, maar ook voordelen in de ontwikkelingen die zij schetsen. Voor facilitaire organisaties wordt het volgens hun belangrijker om adequaat te kunnen inspelen op de wensen van de klant. Kantoren evolueren naar een plek waar medewerkers graag willen vertoeven en de werkomgeving ontwikkelt zich tot een passende plek voor de uitvoering van allerlei activiteiten van medewerkers. “Afgelopen jaren hebben we ervoor gepleit om facilitaire bestedingen niet alleen te beschouwen als een kostenpost, maar ook als investering in werknemers- en klanttevredenheid en klantbeleving”, stelt Hofman. Daarbij zal de facilitymanager zich volgens haar moeten inspannen om een balans te vinden tussen sociale, milieutechnische- en economische aspecten.
