Veel grote bedrijven hebben wel een HRM-systeem en soms de digitale/elektronische versie daarvan, E-HRM, maar voor veel bedrijven in het mkb staat het niet op het prioriteitenlijstje. Terwijl een goed (E)HRM-systeem wel degelijk een behoorlijke meerwaarde kan hebben. Een goede strategie is wel vereist. E-HRM wordt ook wel aangeduid als employee self service- of manager self service-systemen, in feite een intranet-portal waarop een werknemer bijvoorbeeld kan checken hoeveel vrije dagen er nog staan, of waarop hij zich ziek kan melden. Ook managers kunnen hierop inloggen, net als de HR-afdeling zelf die het systeem meestal ook beheert. “Wie dit nog niet heeft geïmplementeerd, staat wel op achterstand”, is de ervaring van Toine Al, journalist, publicist, HR-specialist en schrijver van een boek over HR-analytics.
Digitalisering bedrijfsprocessen door E-HRM
Veel bedrijfsprocessen zijn al digitaal, denk aan de boekhouding of klantenadministratie. Of een onlinewinkelkanaal. Als HRM niet digitaal is, kosten de personeelsprocessen meer tijd en dus geld. Andersom geldt dat de totale bedrijfsvoering van de digitalisering kan profiteren: voor medewerkers wordt het makkelijker om gebruik te maken van de personeelsfaciliteiten. De organisatie biedt meer service en kan aan de andere kant meer tijd steken in andere HR-zaken. En: organisaties zien medewerkers vaak als het belangrijkste kapitaal. Tevreden medewerkers nog meer. Al: “Door E-HRM niet te implementeren, ontzegt een bedrijf zichzelf veel voordelen.” Komt nog bij dat de markt tegenwoordig van een organisatie verwacht dat er digitaal gewerkt wordt.
Strategie noodzakelijk voor E-HRM
Maar pas op: het heeft weinig zin om E-HRM te implementeren als een bedrijf of organisatie niet eerst een strategie op HR-gebied heeft ontwikkeld. Professor Tanya Bondarouk, verbonden aan de Universiteit van Twente, zegt daarover: “E-HRM is niet de magische knop. Het is niet zo dat met de implementatie van EHRM ineens alles geregeld is.” Andersom: als een bedrijf op dit gebied wel een duidelijke strategie heeft en bereid is te investeren, dan kan E-HRM als een katalysator werken voor het versnellen en verbeteren van vele bedrijfsprocessen. Ofwel: HRM moet een zaak van de directie worden, die moet nadenken of een HRM-systeem gewenst is, of dat een EHRM-systeem moet zijn, en welke voordelen het kan bieden. Belangrijk is om goede data te hebben om het systeem te dragen. Hoe dan ook zijn strategie en visie onontbeerlijk. “Het hangt allemaal met elkaar samen en moet ook als zodanig bekeken worden.”
E-HRM verder uitwringen
Tegelijkertijd kunnen de mogelijkheden van EHRM, ook door grote bedrijven, nog veel meer uitgebuit worden. Er zijn bedrijven die het complete contractproces geautomatiseerd hebben. De verslaglegging van sollicitatiegesprekken is bijvoorbeeld geautomatiseerd. Als er afspraken zijn gemaakt met de kandidaat, wordt een seintje gegeven aan het systeem en rolt er een contract uit. De processen van sollicitatie, inhuren en detacheren van mensen kunnen op deze wijze veel sneller geregeld worden en bieden sneller inzage in de gemaakte afspraken. De jongere generatie werknemers, opgevoed met het gebruik van mobiele devices, beschouwen een EHRM-systeem haast als vanzelfsprekend. Hier geldt echter ook een keerzijde van de medaille: uiteraard is het technisch mogelijk, maar het is een extra drempel om je eigen zaken te gaan regelen en als werknemer een andere rol in te nemen. Vaak worden deze zaken gezien als ‘iets van de werkgever’, en niet alleen oudere werknemers, maar ook jongeren hebben dat idee. Dat maakt een succesvolle implementatie van een EHRM-systeem, zeker met alle mogelijkheden die het kan bieden, niet eenvoudiger.
Het vervolg na verdere ontwikkeling E-HRM
Het onderzoek van Bondarouk richt zich op de vraag hoe E-HRM zich na implementatie verder ontwikkelt. En hoe verbetert het de performance van een organisatie? Daarbij speelt uiteraard mee om wat voor bedrijf of organisatie het gaat. Interessant is dat EHRM soms ook nieuwe inzichten levert. Bij een sollicitatieprocedure kun je wellicht een financieel voordeel halen door sneller te handelen, maar je krijgt wel meer kandidaten, wat de efficiency weer tegenwerkt. Ook hier geldt: strategie is alles, om zodoende te kunnen focussen op kwaliteit en diversiteit. Zo biedt E-HRM een schatkamer aan mogelijkheden.
