Via Smart Industry stimuleert de Nederlandse Rijksoverheid sinds twee jaar zowel grote als kleine bedrijven en medeoverheden meer digitaliserings-mogelijkheden toe te passen. Daarbij gaat het om de invoering van verdergaande digitalisering die ervoor zorgt dat apparaten, productiemiddelen en organisaties binnen het productieproces een impuls krijgen. Ook kan het gaan om nieuwe mogelijkheden om te produceren of om businessmodellen en sectoren die vernieuwend van aard zijn. E-facturatie en softwarecommunicatie kunnen Smart Industry ondersteunen en versterken.
Wat is e-facturatie?
Een e-factuur is een digitaal bestand met een vaste structuur. Een e-factuur is vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch te verwerken in het andere systeem. Daarbij is handmatige verwerking niet meer nodig. In tegenstelling tot een papieren of pdf-factuur ligt de betekenis van de informatie op een e-factuur vast. Hierdoor ontstaan er geen of minder fouten tijdens het verwerkingsproces. Andere voordelen van e-factureren zijn: meer gemak, kostenbesparingen en efficiencyvoordelen. Deze voordelen worden ondertussen door de belangrijkste belanghebbende partijen erkend. Toch zijn veel bedrijven nog niet overgestapt op e-facturering. Het doorvoeren van e-facturatie vraagt om een bescheiden investering en om aanpassingen in processen of software. Behalve dat dit een struikelblok kan zijn, is er soms scepsis ten aanzien e-facturatie. Van een dergelijke meer behouden mentaliteit kan ook sprake zijn bij andere vormen van digitalisering. Zo leeft de angst dat meer digitalisering het verlies van banen tot gevolg heeft.
Meer digitalisering leidt echter niet noodzakelijkerwijs tot vermindering van arbeid. Eerder kan het de concurrentiepositie van een instelling versterken. Daarmee kan verdergaande digitalisering juist bijdragen aan een toename van werkplekken.
De overstap naar elektronisch factureren
Volgens de Nederlandse overheid en diverse koepel- en brancheorganisaties uit het bedrijfsleven zoals VNO/NCW en Bouwend Nederland heeft elektronisch factureren de toekomst. Zzp’ers, mkb-bedrijven en grote bedrijven kunnen tegenwoordig zonder al te veel moeite of kosten digitale facturen versturen. Dat geldt ook voor overheidsinstellingen. In de toekomst zullen alle instellingen van de overheid in heel Europa op elektronisch factureren moeten overstappen op basis van een Europese richtlijn. Deze richtlijn dient uiterlijk op 27 november 2018 uitgewerkt te zijn in nationale wet- en regelgeving.
Het implementatieproces van elektronisch factureren bij de Nederlandse overheid is al geruime tijd gaande. De Rijksoverheid biedt leveranciers momenteel al de mogelijkheid om digitale facturen te versturen. Toch zijn nog niet alle overheidsinstellingen overgestapt op elektronische facturatie. Medeoverheden krijgen momenteel ondersteuning om de nog noodzakelijke stappen hiervoor te zetten. In samenwerking met VNG, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten, en KING, het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten, worden gemeenten gewezen op de voordelen van e-facturatie. Gemeenten die nu al een digitale factuur kunnen ontvangen, worden daarbij als voorbeelden aangedragen. Gé Linssen, plaatsvervangend directeur Regeldruk en ICT-beleid van het Ministerie van Economische Zaken: “Naar verwachting is de Rijksoverheid aan het eind van dit jaar gereed om e-facturen te kunnen ontvangen en verwerken. Gemeenten, provincies en andere medeoverheden zullen voor een groot deel in 2017 gereed zijn.”
Gemeenten
Een van de gemeenten die e-facturatie al heeft doorgevoerd, is de gemeente Eindhoven. Via een door een serviceprovider opgezet factuurportaal en een apart emailadres kunnen leveranciers nu hun facturen naar de gemeente versturen. De gemeente beoogde met de invoering van dit systeem een kwaliteitsverbeterslag te maken rondom het facturatieproces. Ook gaf de burger aan behoefte te hebben aan een dergelijke ontwikkeling. De invoering van het systeem heeft het factureringsproces gestroomlijnder gemaakt en het menselijk handelen tijdens het proces teruggebracht. Dit heeft tot een kostenreductie geleid. Dat paste goed in de bezuinigingsmaatregelen die de gemeente op dat moment doorvoerde. Het digitaliseren van facturatie heeft bovendien als bijkomend voordeel dat er geen fysiek archief van facturen meer bewaard hoeft te worden. Facturen worden nu digitaal gearchiveerd, waardoor ze eenvoudiger en voortdurend toegankelijk zijn. Om dataverlies en/of hackers tegen te gaan, heeft de gemeente daarnaast veiligheidsmaatregelen genomen. Simon Schiffeleers, afdelingshoofd Financiële Administratie bij de gemeente Eindhoven: “Voor de leverancier is het aanleveren van facturen eenvoudiger geworden en de verwerkingstijd van de factuur is verkort. Negentig procent van de facturen wordt door de gemeente binnen dertig dagen afgehandeld.”
Softwarecommunicatie Voor het optimaal verlopen van e-facturatie is goede softwarecommunicatie nodig. Dat wil zeggen dat verschillende softwaresystemen goed met elkaar moeten kunnen communiceren om data uit te kunnen wisselen. Dat is niet altijd automatisch het geval. Leveranciers van softwarepakketten kunnen gebruik maken van verschillende standaarden, waardoor de uitwisseling niet altijd mogelijk is. Dit is onder andere op te lossen door het inschakelen van een serviceprovider. Die ontvangt bijvoorbeeld een pdf-factuur van een leverancier, zet deze om naar een ander formaat, en stuurt de factuur vervolgens door naar de opdrachtgever. Een andere mogelijkheid is om een interface te laten maken.
Hierbij wordt er een toevoeging aan de bestaande software gekoppeld die een nieuwe toepassing mogelijk maakt. Tot slot bestaat natuurlijk de optie om een geheel ander softwarepakket aan te schaffen waarbij de nieuwe software wel directe communicatie mogelijk maakt. Dit is vrijwel altijd de meest dure oplossing. Daarnaast kan het risico’s met zich meebrengen. Het wil namelijk niet direct zeggen dat het nieuwe systeem even betrouwbaar functioneert als het oude.
Marcel Thaens, bijzonder hoogleraar Strategisch innoveren, ICT en leiderschap in de publieke sector aan de Erasmus Universiteit in Rotterdam: “Gemeenten beklagen zich nog weleens over de vendor lock-in van softwarepakketten. Dat betekent dat men bij afname van het ene softwarepakket automatisch ook het andere pakket van dezelfde leverancier moet kopen om softwarecommunicatie mogelijk te maken. Dat brengt de nodige kosten met zich mee.” Communicatie tussen bedrijfsprocessen Volgens onderzoeks- en adviesbureau Forrester wordt versimpelen de sleutel voor 2016.
De organisatie gelooft dat managers zullen realiseren dat complexiteit en innovaties niet samengaan, en dat het belangrijk is om de stapel softwarepakketten terug te brengen naar 1 simpel en helder pakket waarbij een constante flexibiliteit wordt gegarandeerd. Veel instellingen werken met systemen die modulair zijn opgezet. Daarbij opereren alle verschillende bedrijfsprocessen los van elkaar, maar moeten bij voorkeur wel met elkaar kunnen communiceren. In dat geval is goede softwarecommunicatie gewenst. Het voordeel hiervan is dan onder andere dat informatie uit databases niet dubbel opgeslagen hoeft te worden.
Bij goede softwarecommunicatie speelt behalve het technische aspect ook de semantische koppeling tussen systemen een rol. Data moet namelijk wel op dezelfde wijze door verschillende systemen geïnterpreteerd worden. Indien dat niet gebeurt, levert de koppeling van verschillende systemen en het uitwisselen van data daartussen geen profijt op. Het kan zelfs een geheel verkeerd resultaat tot gevolg hebben. Het is daarom belangrijk dat betrokkenen de inhoud van verschillende data eerst goed beschouwen en die vervolgens op de juiste wijze met elkaar in verband brengen.
In de toekomst zullen interfaces die softwarecommunicatie mogelijk maken steeds meer nodig zijn. Databases in bedrijven worden van oudsher als losse onderdelen ontworpen en communiceren niet altijd automatisch met elkaar. Die communicatie tussen onderdelen is echter wel steeds meer gewenst. Een interface kan een goede, tijdelijke oplossing bieden die instellingen de tijd geeft om nieuwe technologie te ontwerpen of te kopen. Daarna kan het op termijn toch nodig blijken om oude softwarepakketten geheel te vervangen.
Standaardisatie
Het probleem van softwarecommunicatie zou geheel opgelost kunnen worden wanneer alle leveranciers voortdurend dezelfde standaarden hanteren. Maar zelfs wanneer dit werkelijk gebeurt, zal er vrijwel altijd enige tijd overheen gaan voordat alle spelers in de markt zijn overgegaan op de standaard die is ingesteld. Ondertussen werkt een groeiend aantal gemeenten en leveranciers al met gestandaardiseerde software.
Dergelijke standaarden ontstaan door een samenwerking met KING, gemeenten en softwareleveranciers die de standaarden ontwikkelen en implementeren. Vier keer per jaar inventariseert KING vervolgens hoe deze standaarden worden toegepast. Deze standaardisatie leidt tot een hogere kwaliteit van de dienstverlening en heeft soms als bijkomend gevolg dat kosten voor het onderhoud van een ICT-afdeling lager worden. Het betekent bijvoorbeeld dat softwarestandaarden zoals zaakgericht werken of berichtgeving van de overheid naar burgers worden geoptimaliseerd. Helaas functioneert dit alles nog niet altijd perfect.
Gemeenten passen deze standaarden niet altijd snel toe in hun applicaties. Daarnaast maken veel gemeenten vaak ook nog gebruik van de oude software die nog niet aan de standaarden voldoet. Hierdoor blijkt de efficiency en de kwaliteit van de dienstverlening in de praktijk niet te verbeteren. Dat is jammer, want standaardisatie brengt voordelen met zich mee. Het betekent bijvoorbeeld voor bedrijven dat ze via hun gestandaardiseerde softwareplatform zonder veel moeite aanpassingen in de configuratie kunnen toepassen. Zo kunnen ze snel inspelen op veranderingen in de markt.
Fieldlabs
Meedoen aan de verschillende digitaliseringsmogelijkheden die onderdeel zijn van Smart Industry, zoals e-facturatie en softwarecommunicatie, is tegenwoordig steeds gemakkelijker voor bedrijven. Door de technologische ontwikkelingen van de afgelopen jaren zijn nieuwe, digitale toepassingen laagdrempeliger geworden. Dat biedt veel nieuwe mogelijkheden voor het productieproces van bedrijven.
