Het is van groot belang dat gemeenten digitaliseren. Niet alleen om optimaal met de huidige trends mee te bewegen, maar ook om aan te sluiten bij de verwachtingen van inwoners. Daarbij staat datagedreven sturing volop in de belangstelling.
Het is een ontwikkeling die alles van doen heeft met de informatiesamenleving, zegt Franc Weerwind, burgemeester van Almere. Burgers, ondernemers en maatschappelijke organisaties zijn constant online om producten en diensten af te nemen. Een context waar de overheid zich bij aan dient te sluiten. Daarbij kan digitalisering bijdragen aan een vlotte dienstverlening, flexibiliteit en bereikbaarheid via diverse kanalen. “Er is een veelheid aan data beschikbaar waarmee beleid gerichter kan worden opgesteld en meer aansluit bij actuele vraagstukken.”
Pop-up-principe
Ook Jan Meijsen, strategisch informatieadviseur van de gemeente Molenwaard, ziet de kansen die digitalisering biedt. Zo kunnen gegevens en diensten veel beter in het openbaar worden gedeeld, legt hij uit. Dit maakt processen niet alleen transparant, maar ook toegankelijker voor ondernemers en inwoners. Een digitale gemeente kan volgens hem als een soort pop-up-principe gaan werken. In dat geval wordt er op de achtergrond beleid gevoerd, terwijl de diensten daar waar nodig worden aangeboden. Wie nagaat hoe vaak hij of zij bij de gemeente komt, zal erachter komen dat dit eigenlijk vrij zelden is, legt Meijsen uit. En als mensen gaan, vragen zij zich vaak af of zaken niet slimmer geregeld hadden kunnen worden. Er zou dan ook gezorgd moeten worden voor een aanbod van zowel digitale als analoge diensten. “Zo veel mogelijk digitaal, en analoog voor degenen die digitaal minder vaardig zijn en voor processen die te complex zijn om online af te handelen. Maar die afweging kan alleen optimaal worden gemaakt als er volledig is gedigitaliseerd.”
Datagedreven sturing
Een van de grote beloften van digitalisering is datagedreven sturing. Een manier van beleid voeren waarbij data op zo’n wijze gecombineerd wordt dat kennis, inzicht en overzicht ontstaat, en de publieke dienstverlening verbeterd kan worden. Het is een proces waar Weerwind erg in gelooft. Een instelling als de gemeente heeft waanzinnig veel data tot haar beschikking en in het geval deze intelligent gecombineerd en ingezet wordt, kan het antwoord geven op diverse vragen. Niet alleen leidt dit tot nieuwe vormen van sturing, maar ook tot geoptimaliseerde dienstverlening in de richting van burgers en bedrijven.
Een goed praktijkvoorbeeld is de schuldhulpverlening in Utrecht, vervolgt Weerwind. Hoewel gemeenten ervoor kunnen kiezen om passief schulden bij langdurige schuldenaren te laten ontstaan, is hier strategisch gebruikgemaakt van data om deze kwestie aan te pakken. Door gegevens nauw te analyseren en verbanden te onderzoeken, is kennis gewonnen over welke burgers tot de risicogroep van schuldenaren behoren. Vervolgens is hierop ingespeeld door hen proactief te benaderen en ondersteuning te bieden. Een andere toepassing van datagedreven sturing is het zogenoemde Veiligheid Informatie Systeem (VIS) in Almere, waar Weerwind zelf bestuurder is. Hier zijn gegevens over woninginbraken bestudeerd, waarna op basis hiervan preventieve maatregelen konden worden genomen. Zo rijden er bijvoorbeeld extra politieauto’s of lopen meer bijzonder opsporingsambtenaren in de risicowijken, zegt Weerwind. “Door vooruit te denken en data intelligent te gebruiken, kunnen veel problemen worden voorkomen.”
“De vraag is dan ook niet of gemeenten naar de cloud gaan, maar wanneer zij dit zullen doen”
Niet alle gemeenten overstag
Met al deze voordelen, lijkt de stap naar digitalisering snel te zijn gezet. Toch deinzen veel gemeenten er nog voor terug om zich volledig te laten digitaliseren. Een situatie die Meijsen betreurt. Digitalisering is belangrijk, zowel vanuit een bedrijfsvoerend en dienstverlenend perspectief, legt hij uit. “Veel mensen zien het nog als iets negatiefs, maar het biedt zoveel mooie kansen om de dienstverlening naar een hoger niveau te tillen. En in het geval het op een goede manier gebeurt, kan ook de veiligheid worden verbeterd.” Volgens hem heeft de terughoudendheid met een aantal zaken te maken. Zo zijn er bestuurders die het te kostbaar vinden om volledig digitaal te gaan, maar ook ambtenaren die bang zijn om hun baan te verliezen door de digitalisering. Het feit dat veel processen, zoals bijvoorbeeld de aanvraag van vergunningen, geautomatiseerd kunnen worden, betekent inderdaad dat hiervoor aangestelde werknemers kunnen komen te vervallen, geeft Meijsen toe. Maar tegelijkertijd zal door de wens om meer datagedreven beleid te realiseren ook nieuw werk ontstaan, in de vorm van bijvoorbeeld data-analisten. Er is slechts sprake van een verschuiving.
Veiligheid waarborgen
Daarnaast bestaan er nog altijd discussies over de risico’s die digitalisering met zich meebrengt. Een context die volgens Meijsen alles te maken heeft met de verkeerde veronderstelling dat analoog per definitie veiliger is dan digitaal. In het geval er van tevoren goed wordt nagedacht over de informatiebeveiliging, zullen veel problemen voorkomen kunnen worden. En als we met z’n allen kunnen aanvaarden dat honderd procent veiligheid nou eenmaal niet bestaat, zal een realistischer beeld ontstaan. Een voorbeeld van een gebied waar veel twijfels over bestaan, vormt het werken in de zogenoemde cloud. Vaak is dit een plaats op het internet, waarmee gegevens op een andere plek kunnen worden gedeeld, opgevraagd en opgeslagen. Het is een innovatie waarvan veel ambtenaren denken dat het niet geheel veilig is, waardoor zij nog altijd de voorkeur geven aan het eigen datacentrum. Ook hier is volgens Meijsen sprake van een valse perceptie. Het plaatsen van gegevens in de cloud bij bijvoorbeeld Micorsoft is absoluut veiliger, stelt hij. De investeringen de een dergelijke organisatie doet op het gebied van beveiliging is vele malen groter dan gemeenten zich kunnen permitteren. Door de vele afnemers is een lagere en budgetteerbare kost per afnemer vervolgens prima haalbaar. “De vraag is dan ook niet of gemeenten naar de cloud gaan, maar wanneer zij dit zullen doen.”
Eigenlijk is het nog een illusie voor gemeenten om te denken dat digitalisering optioneel is, vervolgt Meijsen. Het is een mondiale ontwikkeling waar gemeenten feitelijk géén wezenlijke invloed op hebben. Waar het op neerkomt, is of zij in de trein stappen of erdoor worden overreden. Dit betekent echter niet dat iedereen in de voorste wagon hoeft te zitten, want niet overal hoeft in hetzelfde tempo te worden gedigitaliseerd. “Maar stap er wel in, is mijn advies. Zorg dat je erbij blijft.”
