Flexibele werkplekken en thuis-werkdagen zijn inmiddels volop ingeburgerd in het Nederlandse werknemersbestaan. Maar hoe pas je als bedrijf de kantoorinrichting daar op aan? En wat gaat de nieuwe wet Flexibel Werken veranderen?
Werkplek hangt samen met context gedrag
Een kantoor inrichten dat past bij de manier waarop werknemers anno 2017 werken begint met het besef dat context gedrag creëert, zegt Henny van Egmond, schrijver van het boek Het Nieuwe Werken Voorbij. “Als je dus vindt dat er meer moet worden samengewerkt tussen afdelingen, dan zul je je kantoor anders moeten inrichten.” Een voorbeeld: Van Egmond was in een vorige baan bij Rabobank verantwoordelijk voor de introductie van een nieuwe manier van werken op het nieuwe hoofdkantoor van de Rabobank in Utrecht. “Daar wilden we toevallige ontmoetingen creëren door gebruik te maken van koffie, typisch Nederlands natuurlijk.”
De bank heeft nu op elke verdieping prima automatenkoffie en op elke vierde verdieping, waar ook vergaderruimten zijn, staat een nog beter apparaat. Van Egmond: “We merkten al meteen dat dit effect had: mensen dalen echt af naar die vergaderverdieping om betere koffie te halen en daarbij ontmoeten ze collega’s die ze anders niet tegen waren gekomen.”
Kopieergedrag op de werkplek
Het realiseren van die toevallige ontmoeting staat bij meerdere bedrijven hoog op het verlanglijstje: andere collega’s ontmoeten kan immers nieuwe ideeën en dus ook nieuwe business opleveren, zo luidt de gedachte. En dus zien we dat daar in veel kantoren ook steeds meer ruimte voor wordt gerealiseerd. De laatste jaren is er vrij veel kopieergedrag als het gaat om kantoorinrichtingen, zegt Anca Gosselink, onderzoeker van het Center for People and Buildings, een kenniscentrum in Delft dat onderzoek doet naar de werkomgeving. “Eigenlijk komen de kantoortuinen van de jaren zeventig weer terug: er zijn steeds meer grote, open ruimtes, wel met een grotere diversiteit aan meubilair en overlegplekken.”
Dat levert inderdaad veel nieuwe ontmoetingen op, zo blijkt uit onderzoek. Gosselink: “Maar er zijn ook nadelen: in zo’n grote ruimte is meer geluid en afleiding, waar mensen zich aan kunnen storen. En je kunt bijvoorbeeld klimaat en licht niet aan je eigen wensen aanpassen. Bovendien is er niet altijd evenveel diepgang bij de toevallige ontmoetingen.”
De ideale inrichting hangt nauw samen met de strategie van een bedrijf en de aard van de werkzaamheden, zeggen Van Egmond en Gosselink. Gosselink: “Als je zeer geconcentreerd moet werken de hele dag, spreekt het voor zich dat een grote ruimte niet voor iedereen effectief is. Maar dat betekent ook weer niet dat je een kantoor moet hebben met alleen maar kleine kamertjes.”
Thuis aan het werk
Flexibel werken betekent ook dat niet iedereen altijd meer op kantoor is. Sommige organisaties hebben hierop inspelend zelfs minder werkplekken op hun kantoor dan het aantal werknemers. Formeel zijn bedrijven verplicht om, wanneer mensen verplicht een of meerdere dagen thuis werken, ook daar in een werkplek te voorzien. Van Egmond: “Maar je ziet dat mensen toch vooral aan de keukentafel werken en daar weinig problemen mee ervaren.
Meestal hebben ze daar geen klachten over omdat het thuis werken hun welzijn vergroot.” Dat geldt overigens niet voor iedereen, zegt Gosselink. “Uit de interviews die we houden blijkt dat of iemand thuis beter werkt sterk afhankelijk is van zijn of haar persoonlijkheid. Het is dus maar de vraag of een vaste thuiswerkdag voor iedereen gewenst is.” Per 1 januari is de nieuwe wet Flexibel Werken van kracht. Hierdoor krijgen werknemers meer mogelijkheden om thuis te werken en op voor hen gunstige tijden te werken. Ze kunnen hiertoe een verzoek indienen bij hun baas die dat verzoek alleen kan afwijzen bij een zwaarwegend bedrijfs- of dienstbelang.
Gosselink denkt dat de wet vooral een steuntje in de rug is voor werknemers van bedrijven waar thuiswerken nog niet gangbaar is. “De wet kan het gesprek op gang brengen. Voor bedrijven betekent dat dat zij goed moeten nadenken over hoe ze dit precies gaat inrichten: als iedereen straks op vrijdag thuis werkt, zijn er goede afspraken nodig over bereikbaarheid voor collega’s en klanten.”
