Ondernemers lopen vaak tegen personeelsproblemen aan binnen hun organisatie. Bij productie-processen zijn kwaliteitseisen vaak hoog en bepaalde handelingen gevoelig voor fouten. Lean werken en TWI (Training Within Industry)-methoden bieden dan uitkomst. Maar werkgevers durven hier vaak niet in te investeren, omdat het resultaat niet meteen zichtbaar zou zijn en training ook belangrijk blijft na een eenmalige investering.
Lean is een filosofie
Lean is een containerbegrip. Volgens Marcel van Assen, hoogleraar Operational Excellence for Services aan TIAS, stelt lean vooral operationele stabiliteit en standaardisatie centraal: het verminderen van onnodige variatie. Het maken van klantgerichte machines is niet eenduidig, maar paperclips lenen zich wel voor standaardisering. Lean is meer dan een gereedschapskist; het is vooral een filosofie: streven naar de juiste klantwaarde, maar het product niet mooier maken dan noodzakelijk. “De klantwaarde moet precies worden geleverd naar de wens van de klant. Niet beter of minder. Intern kan het productieproces wel altijd beter.”
Standaardisatie in DNA medewerkers
Niet efficiency, maar klantwaarde staat bij lean voorop, beaamt Jannes Slomp, lector World Class Performance bij het lectoraat Lean van de Hogeschool van Arnhem en Nijmegen. Het werken aan klantwaarde, door het verwijderen van verspillingen en activiteiten waar de klant niet om vraagt, is motiverend voor werknemers. Standaardisatie is een belangrijke pijler van lean en essentieel bij het zoeken naar verbeteringen. ‘Niets is zo veranderlijk als de standaard’ is een bekende uitspraak van lean organisaties. Om doelgerichter te verbeteren moet het belang van standaardisatie in het DNA van medewerkers komen, zegt Slomp.
Job Instruction
TWI-methoden zijn dan een krachtig instrument. Job Instruction is een 4-stappenmethode voor het aanleren van taken aan medewerkers. De instructeur doet de taak drie keer voor en de leerling doet de taak daarna vier keer zelf. De training is altijd een-op-een. In deze aanpak moet je de werknemer eerst voorbereiden en respectvol zijn interesse wekken om te leren. Dan laat je de stap zien, leg je de reden erachter uit en herhaal je de stap. Vervolgens mag de werknemer het zelf uitleggen en volgen herhaling en de aanmoediging om vragen te stellen, waarna je de taak eventueel kunt aanpassen. “Maak gebruik van aanwezige kennis en moedig werknemers aan hun werkmethoden te verbeteren.”
Geen hype
Continue verbetering is een onderdeel van operational excellence: minder verspilling, meer klantwaarde, efficiënter en effectiever werken. TWI-methoden zijn vooral gericht op realisatie van standaarden in werkwijze en coördinatie om zo op een positieve manier van elkaar te leren. “Lean werken is geen hype en ook geen tovermiddel. Het vergt langetermijndenken en bevat nauwelijks echte ‘quick wins’ voor winstvergroting”, vindt Van Assen. Alles valt of staat met de langetermijnparadigmaverandering. Als werkgever ben je er niet met één investering. Bedrijven laten mensen nogal eens te weinig met lean doen. Lean moet je doen als het nodig is, en om geld slim te verwaarden. Er moet enig resultaat zijn, maar een deel van de winst moet naar nieuwe trainingen. “Het gaat om het leren van het verbeteren. Dat slaan ondernemers vaak over ten gunste van snel rendement.”
Schone geordende werkplek
Diverse werkgevers onderkennen het belang van standaardisatie voor continue verbetering, merkt Slomp. Om daar met medewerkers aan te werken heb je een structuur nodig en ondersteuning. TWI-methoden zijn dan een belangrijk instrument en een basis voor lean. Uit onderzoek blijkt dat lean voor een betere performance zorgt. Een aantal resultaten zijn snel te behalen. Denk aan de 5S-standaardisatie, waarbij een bedrijf simpele efficiënte maatregelen doorvoert, zoals een schone geordende werkplek of sleutelborden. Uiteindelijk zie je dat terug in omzet en winst. Klantwaarde moet echter altijd centraal staan. Dat is de enige reden waarom je groeit en beter bent dan de concurrent.
Hogere arbeidsvreugde
Lean is naast productieomgevingen prima toepasbaar in kantooromgevingen. Elke afdeling heeft immers primaire processen. Het hoeft niet direct kostenbesparend te zijn, maar kan wel leiden tot betere levertijd of klachtenvermindering. Volgens Van Assen kan betere productiviteit leiden tot hogere arbeidsvreugde. Mensen werken slimmer en vinden meer produceren en efficiënter werken vaak niet erg, omdat lean ook veel ergernissen en verstoringen oplost. Bedrijven moeten lean werken wel combineren met innovatie. “Lean bespaart, stabiliseert en verbetert processen, maar blijf ook innoveren. Zorg dat je lean gaande houdt en laat aansluiten bij bijvoorbeeld R&D.”
