Waar het voorheen soms anderhalf jaar duurde voordat een idee tot uitvoering kon worden gebracht, is het in organisaties met een agile werkwijze mogelijk om binnen een maand een compleet nieuwe homepage live te zetten. Dit zag Gladwell gebeuren bij een grote verzekeraar met agile teams. “Als je multidisciplinair werkt, kun je heel snel tot goede resultaten komen”, vertelt Niels Groen, trainer bij Gladwell Academy en Senior Consultant bij BlinkLane Consulting. “Voorwaarde is wel dat de werkgever de werknemers voldoende vertrouwen geeft. Juist de autonomie van de teams maakt het agile werken zo krachtig.”
Waarom besloot deze organisatie agile te gaan werken?
“Er waren binnen de organisatie prima ideeën, maar door de interne bureaucratie duurde het vaak lang voordat die konden worden gerealiseerd. Dat was voor de initiatiefnemers van die ideeën en voor het bedrijf frustrerend. Het management wilde bovendien graag de oude IT-systemen vervangen om beter te kunnen inspelen op de marktvraag en te kunnen concurreren met digitale verzekeraars. Toen wij in contact kwamen met het management gaven zij het startsein voor een eerste project om te kijken welke veranderingen mogelijk waren met agile werken.”
Hoe verliep dat project?
“De nieuwe homepage stond binnen een maand live. Het was een heel duidelijk signaal dat een traditionele plan & control-aanpak in deze situatie niet werkt. Juist het feit dat de teams zelfstandig konden beslissen, wat nodig was om het beoogde resultaat te bereiken, maakte dat zij zo snel succes boekten. Ze konden gaandeweg het project voortdurend beoordelen welke veranderingen nodig waren om die homepage optimaal te laten functioneren. Dat lukt nooit als je vooraf alles vastlegt in procedures en werkinstructies.”
Hebben die teams wel voldoende kennis om autonoom te werken?
“Ten eerste bestaat een team altijd uit diverse disciplines om zoveel mogelijk kennis en inzichten bij elkaar te brengen. Ten tweede zal een team zelf aangeven waar mogelijk een kennislacune is. Dan kunnen ze bij het management vragen om versterking van het team of besluiten dat een aanvullende opleiding nodig is voor een of meer teamleden. De teams krijgen niet alleen verantwoordelijkheid, ze nemen die verantwoordelijkheid ook. De betrokkenheid bij het bedrijf en het gevoel van eigenaarschap voor hun project neemt enorm toe.”
Wat is er nodig om die teams zo te laten functioneren?
“Het is voor zowel het management als de medewerkers op de werkvloer een complete omschakeling van werken. Je kunt niet een knop omzetten en zeggen ‘nu doen we het zo’. Vandaar dat Gladwell Academy werd ingeschakeld als trainings- en opleidingspartner voor deze agile transitie. Daarnaast is er nog Blinkwell Consulting als sparring- en adviespartner voor de organisatie. Wij helpen bij de transitie en werken in alles wat wij doen samen met de medewerkers van het bedrijf, zodat zij na verloop van tijd kunnen wat wij kunnen en weten wat wij weten. Alleen zo bereik je een duurzame verandering. Als wij het goed doen, maken wij onszelf overbodig.”
Is de transitie inmiddels voltooid?
“De transitie naar agile werken wordt, gezien de positieve resultaten en de enthousiaste reacties van zowel medewerkers als directie, nu doorgevoerd bij alle labels en productdivisies. Overigens is een eenmaal ingezette ontwikkeling nooit voltooid. Het principe van een wendbare organisatie is immers dat je snel en adequaat kunt reageren op veranderingen. En aangezien een organisatie en de markt nooit stilstaan, zijn er altijd veranderingen. Agile werken is een continu verbeteringsproces.”
