De chaotische praktijk van alledag dwingt bedrijven steeds vaker tot meer flexibele organisatievormen. Tegelijkertijd hebben veel organisaties moeite om zich om te vormen omdat ze te log zijn geworden of nog te vastzitten in traditionele denkpatronen over hiërarchische structuren. Wat kunnen zij doen om te herijken?
Leo Kerklaan focust als organisatieadviseur op strategisch prestatie- of performancemanagement en publiceert daar regelmatig over. “Veel bedrijven zijn angstig om veranderingen door te voeren. Die vormen namelijk een aanslag op de bestaande besluitvorming die, met het oog op een wendbaarder organisatie, lager in de organisatie moeten komen te liggen. Dat houdt iets onvoorspelbaars in, het lijkt ook een ongecontroleerd proces. En dat traject ingaan van delegeren, is iets dat het management moet aandurven.”
Formulering strategie
Organisaties moeten dus steeds ‘sneller’ worden en kunnen dat bereiken door vaker werkzaamheden door zelfstandig opererende teams te laten uitvoeren. Kerklaan stelt dat het van groot belang is om daarvoor allereerst een heldere ondernemingsstrategie te formuleren, die door alle niveaus binnen een organisatie geïmplementeerd en uitgevoerd kan worden. Doordat iedereen daaraan meedoet, is er automatisch voldoende draagvlak gecreëerd voor de transformatie naar een meer wendbare organisatie.
Om de gekozen strategie goed uit te kunnen voeren, is creativiteit nodig en het kunnen denken in lange termijnen. Kerklaan noemt dat exploratie. Exploitatie daarentegen is de uitvoering van de werkzaamheden op korte termijn. “Er is altijd een constante spanning aanwezig tussen die twee vormen want soms moet het allebei tegelijk. Bedrijven moeten tussen deze twee uitersten de juiste balans zien te vinden.”
Prioriteiten stellen
Binnen een wendbare organisatie is het zaak om duidelijke prioriteiten te stellen en daaruit de doelstellingen af te leiden, stelt Kerklaan. Uitvoerende of agile teams kunnen daarna processen inrichten, verbeteren en beheersen als er feedback is en men zo kan leren van fouten. Het is zaak om het tempo van de planning in de pas te laten lopen met de besluitvorming. Dat geeft een stuk helderheid en de dynamiek zit ‘m erin dat je de planningsbijeenkomsten veel vaker houdt, zo kun je budgetten of doelstellingen tussentijds aanpassen. Dat betekent dat men vaker op maandbasis naar de resultaten zal moeten kijken in plaats van per kwartaal of half jaar.
Geen discussie
Kerklaan stelt dat de discussie over de noodzaak van het invoeren van een meer wendbare organisatievorm eigenlijk wel gevoerd is. “Als je concurrenten al werken binnen het kader van een heldere missie en doelstellingen en jij nog niet, dan ga je vroeg of laat het verschil merken.” Het gaat daarbij zeker niet altijd om het maken van grote stappen. Als de medewerkers bij de besluitvorming betrokken worden en zij dag in dag uit worden uitgedaagd met ideeën te komen én ze krijgen training om zelf zaken op te lossen, boek je al winst. “Al die zaken apart zijn misschien niet spectaculair, maar alles opgeteld maakt het na verloop van tijd voor de organisatie een groot verschil. Uiteindelijk houdt het management meer tijd over voor de grote lijnen, en de planning kan flexibeler worden.”
